Conocí la matriz RACI en una situación bastante común, trabajaba con dos socios muy entusiasmados en una idea de negocio con la que que todos habíamos tenido de una u otra forma experiencias previas.
Al principio como en cualquier emprendimiento o nuevo proyecto taníamos mucho que aportar y muchas ganas de hacer las cosas bien, colaborábamos, nos ayudabamos, todos aportabamos desde nuestro lugar.
Sin embago con el paso del tiempo ciertas tareas y actividades no las hacía nadie. En toda empresa hay procesos que nadie quiere tomar o bien porque son tediozas o bien porque se las subestima. Y de forma opuesta hay otras en las que todos quieren opinar y tener poder de desición.
Fue entonces cuando descubrí que estabamos cayendo en el error más común de casi toda slas sociedades inmaduras. No tener roles definidos o tenerlos en base a habilidades unicamente y muy gris.
La matriz RACI es especialmente útil para evitar confusiones en la asignación de responsabilidades, asegurar una comunicación efectiva y mejorar la gestión del tiempo y los recursos. Al definir claramente quién es responsable de cada tarea, quién debe ser consultado, quién aprueba las decisiones y quién necesita ser informado, se minimizan los conflictos y se facilita la coordinación del equipo.
¿Qué es la Matriz RACI?
La matriz RACI es una herramienta de gestión de proyectos ampliamente utilizada para definir claramente los roles y responsabilidades de los miembros de un equipo en relación con las tareas y entregables de un proyecto o actividad.
Su nombre proviene de las iniciales de los cuatro roles que describe:
- Responsable (Responsible)
- Aprobador/Autoridad (Accountable)
- Consultado (Consulted)
- Informado (Informed).
Contextos frecuentes en los que se utiliza la Matriz RACI
También la utilicé en otro entorno, corporativo, totalmente diferente al inicial per esencialmente igual.
Teníamos un problema con la nivelación de un entorno de pruebas, no sólo a nivel código sino también en la configuración de la plataforma que utilziabamos. El problema era evidente y se repetía frecuentemente cada cierto tiempo.
Para llevar a cabo esa nivelación, tenían que intervenir más de un equipo y muchas personas, desarrolladores, QAs, analistas, marketing, negocio.
Siempre la misma historia: Un jefe se enojaba, todos corríamos, surgían algunas discuciones pero finalmente nadie hacía nada.
El tema se enfriaba, el problema se corregía a medias y se esperaba que con el tiempo y el día a día dejemos de pensar en eso a la espera de la próxima alerta.
A la tercera vez que sucedió lo mismo, me di cuenta que el problema técnico era lo de menos. El problema real eramos nosotros mismos, los integrantes de los equipos que trabajan con ese ambiente.
Entonces decidí volver a aplicar esta herramienta.
Por eso una vez que se entiende claramente la herramienta, la realidad es que la matriz RACI se puede aplicar en una variedad muy amplia de contextos, incluyendo:
- Gestión de Proyectos: Es particularmente útil en proyectos complejos con múltiples partes interesadas, equipos y numerosas tareas.
- Desarrollo de Software: Ayuda a coordinar el trabajo entre gerentes, desarrolladores, testers, diseñadores y otros roles técnicos.
- Procesos de Negocio: Se utiliza para clarificar responsabilidades en procesos operativos o de mejora continua.
- Planificación Estratégica: Apoya en la implementación de estrategias a largo plazo, asegurando que todos los niveles de la organización estén alineados.
- Emprendimientos y sociedades: Ayuda a definir roles que muchas veces hacen más de un trabajo o cumplen más de un rol.
Debido a que supone la asignación de roles en función de objetivos, la implementación de la matriz RACI generalmente recae en los gerentes de proyecto o líderes de equipo. Sin embargo, es fundamental la colaboración de todo el equipo para asegurar que la matriz refleje correctamente las responsabilidades y roles. Aquí hay algunos roles clave en su implementación:
- Gerente de Proyecto: Lidera la creación y el mantenimiento de la matriz RACI.
- Líderes de Equipo: Colaboran en la definición de roles y responsabilidades dentro de sus equipos.
- Miembros del Equipo: Aportan información y retroalimentación para asegurar la precisión de la matriz.
- Partes Interesadas: Pueden ser consultadas para clarificar responsabilidades y asegurar la alineación con los objetivos del proyecto.
- Socios: ….
Beneficios de utilizar la Matriz RACI
Implementar una matriz RACI ofrece varios beneficios clave:
- Claridad en Roles y Responsabilidades: Define de manera explícita quién es responsable de qué, lo cual reduce la ambigüedad y los malentendidos.
- Mejora de la Comunicación: Facilita la comunicación efectiva entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
- Mayor Eficiencia: Ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos y asegura que las tareas no se pasen por alto.
- Alineación del Equipo: Garantiza que todos los miembros del equipo comprendan su papel y contribución al proyecto.
- Mejora en la Toma de Decisiones: Facilita la identificación de quién debe ser consultado o informado antes de tomar decisiones importantes.
¿Cómo crear paso a paso para una Matriz RACI?
Crear una matriz RACI es un proceso sencillo pero requiere de una planificación cuidadosa. A continuación, se presenta un paso a paso para crear una matriz RACI efectiva:
1. Identificar las Tareas y Entregables del Proyecto
El primer paso es listar todas las tareas y entregables del proyecto o proceso en cuestión. Esto incluye todas las actividades que deben completarse para alcanzar los objetivos o resolver los conflictos que estemos tratando
2. Identificar a los Participantes
Determina quiénes son los miembros del equipo y las partes interesadas que estarán involucrados en el proyecto. Es importante considerar tanto a los participantes internos como externos. Esto es una simple lista de nombres y eventualmente su rol dentro del equipo.
Puede haber más de un equipo por supuesto, aquí lo importante es que todo aquel que esté involucrado esté presente en el listado.
Para cada uno de estos integrantes habrá que definir los roles RACI, para cada tarea, asigna los roles de Responsable (R), Aprobador (A), Consultado (C) e Informado (I). Aquí hay una breve descripción de cada rol:
- Responsable (R): La persona o personas que realizan el trabajo. Cada tarea debe tener al menos un responsable.
- Aprobador (A): La persona que aprueba el trabajo y tiene la última palabra. Solo debe haber un aprobador por tarea.
- Consultado (C): Personas cuyas opiniones se solicitan antes de tomar una decisión o completar una tarea.
- Informado (I): Personas que deben ser informadas del progreso o resultados, pero no participan directamente en la tarea. Pueden ser interesados a los que le afecte el trabajo que se está intentando ordenar pero que no participan activamente o el caso más comun.
3. Crear la Matriz
Para crear la matriz en sí cualquier soporte es válido. Realmente no existe una herramienta mejor que otra, simplemente utiliza la que te quede más cómodo a vos y a tu equipo, tanto para comprtirl como para visualizarla. Las opciones más comunes son:
- Hoja de cálculo
- Board (como Miro)
- Notion
- Imagen
Lo importante es seguir un formato claro. En las filas, listar todas las tareas, y en las columnas, listar todos los participantes. Luego, llena la matriz con los roles R, A, C e I para cada tarea. Si querés hacerlo bien visual podes utilizar emojis en vez de las letras.
Revisar, validar y mantener la matriz
Llega el momento de compartir la matriz con el equipo y las partes interesadas para revisar y validar las asignaciones de roles. Asegúrate de que todos entiendan y estén de acuerdo con sus responsabilidades.
La matriz RACI debe ser un documento vivo, como tantas otras herramientas de gestión. A medida que el proyecto o el tiempo avanza, es probable que las responsabilidades cambien. Por eso es importante revisar y actualiza la matriz regularmente para reflejar estos cambios.
Este proceso de revisión también puede ser acordado con todo el equipo o defiirlo en funsión de hitos o momentos clave en el tiempo
La matriz RACI es una herramienta valiosa para la gestión, ayudando a clarificar roles y responsabilidades, mejorar la comunicación y aumentar la eficiencia del equipo.
Al seguir el paso a paso para crear una matriz RACI, puedes asegurarte de que tu equipo esté alineado y trabajando de manera efectiva hacia los objetivos del proyecto. Implementar una matriz RACI puede parecer un esfuerzo inicial, pero los beneficios en términos de claridad y organización hacen que valga la pena.
Por lo tanto, no dudes en incorporar esta herramienta en tu próxima iniciativa de proyecto para obtener resultados más estructurados y exitosos.